Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 08/10/2026

Cette politique décrit comment Othalys traite les données personnelles dans le cadre de son service de rédaction de comptes-rendus pour orthophonistes. Elle est susceptible d'évoluer.

1. Rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Othalys traite deux catégories de données avec des rôles distincts :

Données du praticien (compte) — Othalys agit en tant que responsable de traitement pour la gestion des comptes professionnels.
Données de patients saisies par le praticien — le praticien (l'orthophoniste) est le responsable de traitement, et Othalys agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance (DPA) est disponible sur demande à contact@othalys.fr.

2. Données collectées

Compte praticien

Identité et contact : nom, prénom, email, profession, téléphone.
Informations professionnelles : adresse du cabinet, SIRET, RPPS, ADELI.
Vérification du numéro RPPS : Othalys étant réservé aux orthophonistes, le numéro RPPS saisi est comparé, avec le nom et le prénom, à l'annuaire santé public de l'Agence du numérique en santé (extraction en libre accès publiée sur data.gouv.fr, Licence Ouverte 2.0, mise à jour chaque semaine). Seuls le numéro, le nom et le prénom des orthophonistes en sont conservés.
Données de connexion et journaux techniques (adresse IP, horodatage).
Annuaire Othalys, dès que le praticien met sa liste d'attente en ligne, ou s'il le demande(case « Apparaître dans l'annuaire Othalys », décochée par défaut sans liste en ligne) : son nom, sa ville et son code postal, et, s'il le choisit, la rue de son cabinet, son téléphone et une courte présentation, sont montrés aux personnes qui cherchent un ou une orthophoniste sur othalys.fr/rdv et sur sa page publique (othalys.fr/orthophoniste/…), visible des moteurs de recherche. Sans liste en ligne, n'apparaissent que des comptes actifs dont le numéro RPPS est vérifié. Décocher la case retire la fiche, liste en ligne comprise : de la recherche aussitôt, et sa page publique dans l'heure.

Données patients (saisies par le praticien)

Identité du patient et, le cas échéant, de l'assuré.
Numéro de sécurité sociale, coordonnées, informations médicales et mutuelle.
Observations cliniques, résultats d'épreuves et comptes-rendus — pouvant constituer des données de santé (catégorie particulière, article 9 du RGPD).

3. Finalités et base légale

Fournir le service de gestion de patients et de génération de comptes-rendus (exécution du contrat).
Sécurité, prévention de la fraude et traçabilité des accès (intérêt légitime / obligation légale).
Le traitement des données de santé est réalisé pour le compte du praticien, dans le cadre de la prise en charge du patient et sous sa responsabilité (article 9.2.h du RGPD).

4. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Les données ne sont jamais revendues. Elles peuvent être traitées par :

Un prestataire d'intelligence artificielle établi dans l'Union européenne — pour la structuration des comptes-rendus et l'extraction de documents.
Pseudonymisation avant l'envoi. Pour la rédaction, le nom, le prénom, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale du patient ne lui sont pas transmis : ils sont remplacés par un pseudonyme avant l'envoi et rétablis au rendu, sur nos serveurs. L'adresse, la mutuelle et le médecin traitant ne partent pas non plus. Les autres personnes citées dans vos notes (parents, enseignants, médecins) et les images que vous nous confiez (photo d'un cahier, page de protocole illisible) lui parviennent telles quelles. La liste à jour des sous-traitants, avec leur identité, est communiquée sur simple demande à contact@othalys.fr.
Aucune rétention, aucun entraînement. Nos prestataires d'intelligence artificielle sont engagés à ne pas conserver vos données au-delà du traitement de la demande, et à ne pas les utiliser pour entraîner ou améliorer leurs modèles. Vos comptes-rendus et vos données patients ne servent qu'à vous répondre, à vous, sur le moment.
L'hébergeur du Service : OVH SAS (Roubaix, France), hébergeur certifié HDS — serveurs situés en France.
La visio de télésoin : l'image et le son des séances passent par un serveur vidéo dédié à Othalys (logiciel libre LiveKit, que nous administrons nous-mêmes), sur l'infrastructure certifiée HDS du Service chez OVH SAS, en France. Ils sont chiffrés de bout en bout, les messages écrits pendant la séance aussi : ce serveur les relaie sans pouvoir les lire. Aucune séance n'est enregistrée ; le dossier garde la date, la durée de la séance et l'accord du patient au télésoin.

Aucun transfert de données de santé n'est réalisé en dehors de l'Union européenne dans le cadre du fonctionnement courant du Service.

5. Durée de conservation

Données de compte : pendant la durée d'utilisation du Service, puis supprimées dans un délai de 12 mois après la clôture du compte (sauf obligation légale de conservation).
Données patients et comptes-rendus : conservés sous le contrôle du praticien, tant qu'il ne les supprime pas (un dossier patient supprimé reste restaurable par le praticien pendant 30 jours, puis il est effacé définitivement) ; supprimés à la clôture de son compte.
Factures et avoirs (achats de crédits SMS) : conservés dix ans à compter de la fin de l'exercice, y compris après la suppression du compte, comme l'impose le Code de commerce (art. L123-22). Seules les mentions figurant sur la facture sont conservées : aucune donnée patient.
Journaux d'audit : 12 mois.

6. Réversibilité et arrêt du service

À tout moment, depuis son espace, le praticien exporte l'ensemble de ses données au format JSON, en clair et lisibles hors du Service : compte, patients, comptes-rendus et tableaux de scores, notes de séance, rendez-vous, objectifs thérapeutiques, courriers, suivi de prise en charge, texte des bilans antérieurs déposés, questionnaires et réponses des familles, abréviations, trames et échanges avec le support. Les fichiers déposés se téléchargent depuis chaque dossier. Chaque compte-rendu s'exporte par ailleurs au format Word, PDF ou OpenDocument.

En cas d'arrêt du Service, l'éditeur s'engage à prévenir chaque utilisateur par e-mail et à maintenir l'accès aux données, ainsi que la possibilité de les exporter, pendant 90 jours à compter de l'envoi de cette notification.

7. Sécurité

Chiffrement des échanges (HTTPS / HSTS) et chiffrement au repos des champs sensibles (libsodium).
Contrôle d'accès strict (chaque praticien n'accède qu'à ses propres données), authentification, limitation des tentatives de connexion.
Double authentification à la connexion : un code reçu par e-mail, ou une application d'authentification.
Visio de télésoin chiffrée de bout en bout, sans enregistrement, et ouverte au praticien seulement si sa connexion est protégée par la double authentification.
Journalisation des accès et des actions sensibles (consultation, modification, suppression).

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Le praticien peut exercer ces droits depuis son espace (suppression de compte, export de données) ou en écrivant àcontact@othalys.fr. Les patients exercent leurs droits auprès de leur orthophoniste (responsable de traitement de leurs données).

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

9. Cookies

Le Service utilise uniquement un cookie strictement nécessaire à l'authentification (maintien de la session). Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de suivi tiers n'est déposé. Voir la page RGPD & sécurité.

10. Contact

Pour toute question relative à vos données : contact@othalys.fr.